Lo primero que hemos de tener claro es que el beneficio no es lo mismo que la caja. En este artículo vamos a explicar el Por qué la caja es más importante que el beneficio.

El beneficio en la práctica es: realizas una venta por 100 €, te cuesta 30 € fabricar el producto o realizar el servicio, y por tanto obtienes 70 € de beneficio.

La caja es distinta, ¿Por qué la caja es más importante que el beneficio?

Para ventas de productos: En el caso de un negocio que vende productos, si quieres realizar esa venta de 100€, posiblemente necesitarás tener stock del producto que vendas, y para eso debes haber comprado previamente el producto o los materiales que uses para fabricarlo. Si has podido comprar 100 unidades a 30€ cada una, ya tienes que haber desembolsado 3.000 € para hacer esa primera venta de 100€. Sí, este stock te servirá para el futuro, pero en términos de caja han salido 3.000 € y han entrado 100€, y por tanto ya partes de una situación de caja negativa. Por supuesto, cuantas más ventas hagas, más mejorará la situación de tu caja.

Para prestación de servicios: La otra situación es, por ejemplo, cuando prestas servicios. Realizas una venta pero acuerdas con tus clientes unos términos de pago de 30 días, por lo que probablemente no vayas a cobrar hasta que llegue el día 30, en algunos casos incluso más tarde. Aunque hayas generado el beneficio de la venta, aún no ha entrado el primer euro, y por ello son dos conceptos completamente diferentes.

Necesitas gestionar con cuidado ambos conceptos, teniendo en cuenta que la caja es la sangre de cualquier negocio, sin ella no podrás sobrevivir o no conseguirás mantenerte a flote mucho tiempo.

¿Cómo identificar posibles problemas de caja futuros?

Tu gestoría o software contable te proporcionarán fantásticos reportes financieros, pero centrándose en Pérdidas y Ganancias (PyG) y Balances de Situación del negocio. Son reportes financieros que hemos de revisar con calma y entender qué nos están indicando, y no dudar en preguntar a nuestro gestor todo aquello que no comprendamos. Pero cuidado, estos reportes de PyG nos darán una visión de la compañía que, como hemos visto anteriormente, no tienen por qué ser similares a la visión de un reporte de caja.

Por ello es igual o más importante un tercer reporte para el día a día, la situación de la caja. Se trata de un reporte que has de revisar periódicamente ya que incluirá todas las entradas y salidas de caja, independientemente de si afectan a la cuenta de pérdidas y ganancias o no. Te facilitará una visión más afinada del negocio, ya que te mostrará exactamente qué dinero ha entrado y qué dinero ha salido en cada momento (incluyendo pagos de impuestos, préstamos…). De esta forma obtendrás una foto muy clara de cuánto ha mejorado exactamente la caja de tu negocio, o cuánta caja has gastado de más y en qué partidas se ha ido, si a inversiones, a repago de deudas… etc.

¿Cada cuánto debería revisarlo?

Desde luego, no puede ser anualmente, sino al menos semanalmente, para que puedas tener tiempo para corregir lo que consideres antes de que sea demasiado tarde.

El reporte de caja o tesorería es quizás el reporte más importante en el día a día, te dice exactamente qué ha pasado en tu negocio. Es comprensible que no quieras revisar la PyG y el balance semanalmente, pero la Caja debemos revisarla de forma muy frecuente.

¿Qué puntos son primordiales para revisar?

Los puntos más críticos que deberías revisar semanalmente, o incluso diariamente, son:

  1. El balance de caja de tus bancos, repasando los movimientos diarios que han entrado y salido. Recuerda, las sorpresas cuando hablamos de caja no suelen ser agradables.
  2. El dinero que te deben, cuánto hay pendiente de cobrar en los próximos días/semanas, y cuánto ya se debería haber cobrado, de forma que puedas actuar rápido y empezar a reclamar esas cantidades. Es conveniente hacer llamadas de seguimiento a tus clientes para entender por qué no han pagado, cuándo se espera cobrar, recordar las condiciones de pago pactadas con ellos, las facturas que ha de pagar en los próximos días o meses…
    Y por supuesto, al contrario, cuánto dinero debes tú a tus proveedores.
  3. El pago de las cuotas de tus préstamos/créditos, que obviamente son una salida de caja. En qué fecha deben salir dichos pagos y si tendrás caja suficiente para hacerle frente.

Si vas a tener un problema para pagar a un proveedor, levanta el teléfono y habla con ellos cuanto antes, explícales qué cobros estás esperando de tus clientes y adviérteles de que pagarás algunos días más tarde su factura. Es muy importante mantener una comunicación abierta tanto con tus clientes como con tus proveedores.

¿Cuál es el origen de los problemas de tesorería?

¿Por qué la caja es más importante que el beneficio?

Si tienes un problema de caja, es posible que se haya originado principalmente por:

  • Exceso de gastos: que tus gastos sean demasiado altos para el nivel de ventas que tienes actualmente, una de las situaciones más comunes y de mayor impacto en la caja del negocio. El exceso de pequeños gastos del día a día pueden acabar suponiendo un grave problema. Por ejemplo, las suscripciones son muy sencillas de contratar, pero hay que plantearse si las estratégicas realmente aportan una visión diferencial del negocio, o si las operativas te ahorran un tiempo razonable. Por el otro lado, es frecuente tender a realizar manualmente un proceso en excel en lugar de contratar un software que simplifique esa tarea. Esto al final supone que estás empleando tu tiempo en construir y mantener tu propio proceso, en lugar de pagar un software que te automatice el proceso y usar ese tiempo para realizar más ventas.
    Trata de analizar el histórico de tu compañía, el simple hecho de analizar cada partida te hará reflexionar sobre cada uno de esos gastos y concluir si son realmente necesarios o se pueden ajustar de alguna forma.
  • Pago temprano: las condiciones de pago a tus proveedores podrían tener un plazo inferior al de tus clientes, y esto está castigando la caja.
    Trata de prestarle un rato de tu atención a las condiciones de pago cuando revises un contrato de un nuevo proveedor. Quizás en ese momento te parezca un tema menor, pero sin duda, y como ya habrás entendido durante este post, es un tema importante que afectará a la salud de tu negocio.
  • Cobro tardío: es posible que estés vendiendo suficiente, pero no estés consiguiendo cobrar tus facturas de forma rápida y eficaz, y los gastos del día a día se están merendado la caja de la empresa. Estar encima de tus clientes para que no se descontrolen las facturas pendientes de pago no es plato de buen gusto, pero esa comunicación para entender la situación de tus futuros cobros es vital para no sólo recordarlo, sino también ajustar tus previsiones si se van a retrasar.
  • Partidas inesperadas: aquellas pequeñas partidas que por sí solas no tienen un importe relevante, pero en conjunto suponen un pago mensual a tener en cuenta. Por ello es importante analizar minuciosamente el pasado y establecer partidas presupuestarias, por pequeñas que sean, al menos en un saco de «otros». Debes analizar los movimientos bancarios históricos y tratar de agruparlos para localizar aquellos «sacos» que pueden pasar inicialmente desapercibidos. Te será mas sencillo estimar a futuro una previsión de una agrupación de gastos si lo ves en su conjunto de forma agregada. Quizás pueda ayudarte en esta tarea Orama con su organización y clasificación automática de movimientos bancarios históricos.
  • Impuestos: unas buenas ventas en los últimos meses probablemente se traduzcan en una liquidación de IVA más elevada de lo habitual. Los impuestos son una partida muy a tener en cuenta en los presupuestos de caja, y que muchas veces no se incluyen, generando un buen agujero en la previsión de caja. Recuerda siempre incluir esta partida, nunca estará de más que le destines cierto importe para evitar sorpresas (que ya sabemos que en previsiones de caja no gustan). No queda más remedio que estar muy al tanto de los pagos que vendrán en los próximos meses, preguntar a tu gestoría si te puede actualizar el cálculo de dichos impuestos cuando actualices tu presupuesto de caja, y sobre todo ser conscientes que tras un buen mes de ventas es probable que llegue «un mal trimestre» de IVA…

Con la situación del COVID, el control de la caja de la empresa se vuelve algo crucial, pero no es necesaria una pandemia para tener el negocio bajo control. Todos atraviesan situaciones complejas cada año, y entender el impacto en la caja es lo más importante para saber si la empresa sobrevivirá ante cada pequeña crisis.

Una buena planificación ayuda a controlar las situaciones complejas. Por ello, lo primero que hemos de tener son nuestros números actualizados, y una vez estén al día, planificar a futuro creando proyecciones de las entradas y salidas de caja que tendrá nuestro negocio en el próximo año para obtener una previsión de caja afinada.

¿Quieres ir un paso más allá? Simula diferentes escenarios

Una vez tengas claro cuál es tu presupuesto de caja para al menos los próximos 12 meses, es el momento de crear escenarios para entender la mejor y peor situación que se podría dar y saber si tu negocio sobreviviría al peor de ellos.

A través de la simulación de escenarios, podrás entender cómo responderá el negocio a diferentes decisiones, y así visualizar su impacto antes de tomarlas, ahorrando en muchas ocasiones importantes costes y disgustos fruto de no haber previsto su impacto en la caja futura.

Decisiones como la contratación de nuevo personal, o el lanzamiento de una nueva linea de negocio se pueden proyectar como escenario dentro de tu presupuesto de caja para entender cómo absorbería la compañía dicho coste, y si la contratación /lanzamiento supondrá un déficit puntual de caja para la empresa o por el contrario no se prevén tensiones.

¿Y tú? ¿Cómo controlas la caja de tu negocio? ¿Dedicas mucho tiempo con un Excel, o usas una herramienta que te simplifiquen ese control?

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