La reducción de gastos y la adecuada optimización de los recursos es fundamental para la estrategia de cualquier empresa. No obstante, no se deben realizar recortes sin más, sino que es importante tener un control de la reducción de costes y que dicha reducción no afecte a la empresa.
Cómo saber cuándo hacer una reducción de gastos en una empresa
La optimización y recorte de los gastos de la empresa no se ha de llevar a cabo necesariamente en momentos de crisis económica, sino que su control ha de llevarse a cabo de forma permanente por el gerente de la empresa. Así pues, con un control de gastos permanente se evitará caer en costes supuestos e innecesarios de los que cualquier empresa puede prescindir por no ser estos esenciales para la producción del producto o la prestación del servicio que comercializan. No obstante, en los momentos de crisis económica, el recorte de los gastos no solo es fundamental, sino que es casi obligatorio.
Cómo debemos aplicar la reducción de gastos en una empresa
Antes de nada, es conveniente tener muy claro que reducir gastos es una medida limitada, ya que hay costes que son indispensables e inherentes a la actividad que lleva a cabo cualquier empresa, sin los cuales la entidad no podrá desempeñar su actividad.
Reducción de gastos en una empresa
Una vez hemos conocido la estructura de costes de la empresa y determinado en qué gastos (variables) se pueden recortar gastos de empresa, es el momento de tomar medidas para reducir costes en una empresa.
Reducción de gastos fijos
Son los que marcan la diferencia a largo plazo. Las claves para reducir los costes fijos son las siguientes:
Externaliza funciones secundarias: las empresas pequeñas y medianas no han de contar con determinados departamentos que no sean la actividad principal para el negocio. Un departamento no solo precisa de un espacio propio (lo que redunda en el tamaño de las oficinas), sino también del personal encargado de ello. En estos casos, es recomendable contratar a una empresa externa que lleve a cabo estas labores como por ejemplo, recursos humanos, marketing, gestoría o auditoría, entre otros.
Reduce pequeños gastos no esenciales: Lograr evitar la suma de muchos gastos pequeños provocan un ahorro importante, puede incluso llegar a convertirse en una filosofía de empresa el buscar de forma continua un ahorro en cada proceso que se realice. Este tipo de gastos son muy diferentes en función de la empresa, pero sí es recomendable realizar un pequeño análisis para identificar qué no se necesita realmente, o qué se debe mantener. Algunos ejemplos que tienen la mayoría de empresas son:
- Reducción de gastos en papelería: opta por métodos digitales, como facturas electrónicas en vez de las tradicionales, de forma que ahorrarás en papel, en mensajería y en impresión. Implanta herramientas de control de tareas personales y de equipo, o herramientas de notas, de forma que el equipo cada vez haga menos consumo de papel y se acostumbre a emplear el ordenador para todas estas gestiones. Además, es más rápido, seguro, y ecológico.
- Reparación y cuidado de los equipos: el uso correcto y considerar realizar reparaciones cuando sean precisas, alargarán la vida útil de los equipos informáticos permitiendo retrasar la inversión en compra de nuevas unidades.
- Venta de equipos o materiales en plataformas de segunda mano: Si es necesario una actualización de los equipos, siempre se puede llegar a obtener un ingreso de estos equipos en el mercado de segunda mano, y de paso, se ayuda tanto al medio ambiente como a empresas incipientes que puedan necesitar equipos de alta calidad pero aún no tengan capacidad para adquirirlos nuevos.
Aprovecha las bonificaciones y ayudas:En numerosas ocasiones, existen bonificaciones por la contratación de perfiles profesionales con determinadas características, lo mejor es contar con una gestoría que nos guíe en lo que respecta a los gastos de personal para que nos comunique posibles bonificaciones a nuestra disposición que sería una pena no solicitar por puro desconocimiento.
Reducción de gastos variables
Para reducir los gastos variables se deberán llevar a cabo una serie de medidas.
Negocia con tus proveedores: los proveedores suelen ofrecer descuentos a sus clientes más fieles o a aquellos que realizan un buen desembolso de dinero. Así, comprar grandes cantidades (siempre teniendo en cuenta las necesidades futuras de caja de nuestra empresa) puede suponer un ahorro nada desdeñable a largo plazo. En cualquier caso, investiga qué proveedor es el mejor y cuál es el más barato, así tendrás perspectiva e información suficiente para poder negociar.
Aplica los principios de Lean Management: a través de estos principios se intenta evitar el desperdicio en los procesos de una empresa y, con esto, buscar la mejora continua de los mismos consiguiendo una utilización óptima de los recursos. Esto también supone un ahorro a largo plazo, ya que los recursos que caducan o se desperdician cuestan dinero y cuantos menos se desperdicien, mayor será el ahorro.
Automatiza aplicando tecnología a tu alcance: apuesta por la tecnología para aquellas tareas repetitivas o administrativas a través de herramientas destinadas a estas acciones, como Zapier o Integromat. Estas herramientas te permitirán automatizar todo tipo de tareas integrándose con las herramientas más utilizadas en el mercado (CRMs, ERPs, Google Docs, Emails…). En sí, esta opción no te ahorrará gastos de forma directa, pero tu equipo ahorrará tiempo, y podrá centrarse en las tareas que realmente aportan valor y por tanto ser más eficiente.
Sin duda, poniendo en marcha esta serie de pautas, lograrás reducir los gastos no esenciales y optimizar los recursos de tu empresa, alargando su vida.
